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借款单  

2012-09-20 22:25:27|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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刚刚办理了一项借款事宜,所以今日就特别对《借款单》进行一番学习与总结工作。

一、借款单的格式

首先我们得先来认识一下借款单的格式,如图1所示: 

2010-07-06 借款单的学习与总结 - 小丫 - 漫步

 

(图1)

这是一般单位的内外部借款单格式。对于好多单位来说,有短期往来,不涉及借款利息的话,会用到借款单。也有单位,给对方开借款收据,不用借款单。还有就是单位内部人员,有时候需要预借现金,也可以用这个表格。我们公司用的就是这种格式的借款单,一式三联,分别为付款凭证联、结算凭证联和回执联。

二、借款单的使用

一般来讲,付款凭证联是付款后作为支付凭证的附件,而结算凭证和回执联则都记录该款项还款的情况,不同的是结算凭证是公司留底,一般在作为最后一次结算该借款凭证的附件,而回执是员工留底作为结算和清账的凭证。借款时将第一联付款联作为支付凭证的附件;第三联给借款人保存(有的公司也采取暂保管的方法,我们公司便是),每次还款时在上面作记录,在清账后可以替代收据。第二联结算联由会计保存,每次还款时由会计在上面作和回执联同样的记录,在最后一次还清时附在清账的凭证后。在这里我打算结合具体的实务操作来演练一下借款单的使用方法,譬如:我公司员工小张近日打算出差到外地,需要借用一些现金(1000元)做备用,等出差回来后用报销单来冲减借款金额,那么该如何操作呢?

1.借款

首先,小张需要先到财务部领取一式三联的借款单,即图1格式的借款单三份,然后根据格式要求填好借款单,并找相关领导签字(后两联需用复写纸来写)。

然后,拿着此份借款单到财务部借钱就可,财务人员根据借款单上的金额把钱给借款人,并做账如下:

借:其他应收款---XX员工    1000

贷:现金    1000

此时,第一联付款凭证联做记账附件,第二联结算凭证联交出纳,第三联回执联给小张(我们公司一并保管)。

2.报销(还款)

报销时,报销人小张拿费用报销单及回执联就可以了,分两种情况:

(1)若报销的金额超过借支的,如报销金额为1500元,则做账如下:
借:营业费用等  1500
 贷:现金   500
     其他应收款---XX员工   1000

(2)若借支的钱没花完,有剩余的,如报销金额为800元,则做账如下:
借:营业费用等  800
    现金   200
贷:其他应收款---XX员工   1000,

财务人员在结算联和回执联的借款单付款记录的位置处,标明款已还清(在此也需使用到复写纸),然后把其中的第三联回执联交与借款人留存,第二联结算联附在清账的凭证后,至此该笔业务完成。

三、其他

这里我在网上查询了一些关于借款单的问题,结合自己的理解汇总了一下,希望能够给读者一些帮助,而且,作为刚刚步入会计行业的我来说,需要学习的东西实在是太多,我写作本文的想法实在是出于自己的工作总结,希望在总结的过程中能够发现自身的问题和不足之处,争取最大化的学习到新的知识,也希望能够把我的总结与学习写出来后,给予像我一样的新人们一点点的帮助,更重要的是迫切的希望前辈们能够给予批评与指点,不甚感激。

问题(一):我是分公司(分公司非独立核算)的出纳,会计让我每个月都把费用帐记一下登陆到帐务系统,我看他以前的帐所有的费用都是这么记的,

借:**费用

贷:其他应收款——个人——(分公司负责人)

分公司员工在我这借款时需要填《现金借款单》,然后回来报销,那么我需要把分公司借款单这个帐记到总公司帐上吗?如果要记得话,分录该怎么写呢?

答案:拿到总公司钱 借:现金/银行

                    贷:其他应付款-总公司

员工借支或说是领款  凭领款单或你说的现金借款单:

               借:其他应收款-某个人

                  贷:现金

员工回来报效时冲个人的其他应收款

                   借:现金(如没用完有现金余下)

                       管理费用/原材料.....

                      贷:其他应收款--某个人

问题(二):在实际的实务操作过程中,单位也存在使用“单联式”的借款单或者“双联式”的借款单,这该如何理解呢?

答案:

1.“单联式”借款单

我们知道在借款入账时间的确认方面,各单位根据不同的情况,大体会出现以下三种情形的操作:

(一)借款单一直不入账,借款人还款时方才退还其借款单。像这种情况,我公司就是在使用“单联式”的借款单,一般是在员工临时借支,并会很快返还的情况下使用,往往就不在账上表现了。当然可能有人会指出这是一种不规范的做法,不能客观、及时地进行核算单位资产,导致资金体外循环,如果借款单毁损、丢失,则无法确认借款事实,所以我特别强调了一下前期条件,自己灵活使用吧。

(二)发生借款当时不入账,在借款人当月还款或报销冲抵借款时退还借款单;如果借款人当月没有还款或没有通过报销费用来冲抵借款,则不退还借款单,借款单作为原始凭证入账。这种情况在我公司很少存在,但是并不代表其他公司不存在,相反,可能还会有很多公司运用这种操作(还是单联式借款单的使用)。我想他的做法还有一点补充就是借款单入账使用,后期还款冲账时另开收据。

(三)不论是在期初,还是在期末,一旦发生借款就入账,不论当月或以后还款与报销冲抵借款,一律另开收据,均不退还借款单。这种操作应该说是对单联式借款单的最规范的操作了,该做法能够真实、完整、及时地对实际发生的经济业务事项进行会计核算,保证资金的安全。

2.“双联式”借款单

一联是财务出纳记账,一联给借款人留存。两联格式基本相同,但借款人留存的一联可以多一个归还日期和盖财务章处。
    1)若财务出纳联没有作为原始凭证做账,借款人就报销了业务,那么这一联可以退还给借款人,就像这样的业务没有发生似的,今后也不会有什么经济纠纷,像这样的平时一联就行了。
    2)若财务出纳联已经做账了之后,借款人来报销业务,按会计制度规定,原始凭证是不能抽出来退还给借款人的。借款人如果没有什么他还款的凭证,会计和出纳合伙坑借款人,就有纠纷发生的。这时只要借款人在报销时拿出他的那一联,让财务人员写上归还日期和盖上财务章就行了。

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